Calculadora de Custo de Funcionário para a Empresa (2026)

Quanto custa um funcionário para a empresa em 2026

Quando um empresário pergunta "quanto custa um funcionário", a resposta honesta é: depende do regime tributário. Uma empresa do Simples Nacional paga cerca de 1,29 vez o salário em encargos e provisões obrigatórias. A mesma contratação em uma empresa do Lucro Presumido ou Lucro Real custa cerca de 1,62 vez o salário — mais de 60% acima da folha nominal, antes mesmo de somar benefícios.

A diferença vem de um único item: a Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) de 20%, mais o RAT e as contribuições a terceiros. No Simples Nacional dos anexos I, II, III e V, essa cota patronal já está embutida na alíquota única do DAS e não é cobrada separadamente sobre a folha. No Lucro Presumido e no Lucro Real, ela aparece integralmente como encargo adicional.

Os demais encargos — FGTS, 13º e férias — valem para todo mundo, porque nascem da CLT e não do regime de tributação. Por isso, mesmo a empresa mais "leve" do Simples nunca gasta apenas o salário anunciado na vaga.

Encargos e provisões: o que entra na conta

A calculadora separa cada linha para você enxergar exatamente de onde vem o custo. Os percentuais abaixo incidem sobre o salário bruto mensal:

• FGTS — 8% do salário, depositado todo mês em conta vinculada do trabalhador (Lei 8.036/1990). Não é desconto do empregado: é custo puro do empregador.
• Provisão do 13º salário — 1/12 do salário por mês, ou 8,33%. A empresa que não provisiona sente o baque em novembro e dezembro.
• Provisão de férias + 1/3 — 1,333/12 do salário por mês, ou 11,11%. Inclui o terço constitucional obrigatório.
• FGTS sobre 13º e férias — mais 8% sobre as duas provisões acima, ou seja, cerca de 1,56% do salário.
• INSS patronal — 20% sobre a folha, devido apenas por empresas fora do Simples Nacional (e pelas do anexo IV).
• RAT (Riscos Ambientais do Trabalho) — 1%, 2% ou 3% conforme o grau de risco do CNAE, ainda multiplicado pelo FAP (de 0,5 a 2,0) conforme o histórico de acidentes da empresa.
• Terceiros / Sistema S — cerca de 5,8%, somando salário-educação (2,5%), SESI ou SESC (1,5%), SENAI ou SENAC (1%), SEBRAE (0,6%) e INCRA (0,2%).

Salário × custo total: Simples Nacional e Lucro Presumido lado a lado

A tabela abaixo mostra o custo mensal total, já com FGTS e todas as provisões, sem benefícios e considerando RAT de 2%. Use-a como referência rápida ao montar orçamento de contratação.

Exemplo detalhado: salário de R$ 3.000 no Lucro Presumido

Vamos abrir a conta de uma contratação de R$ 3.000 em uma empresa de serviços do Lucro Presumido, RAT de 2% e R$ 500 de benefícios mensais:

FGTS: 8% × R$ 3.000 = R$ 240,00. Provisão de 13º: R$ 3.000 ÷ 12 = R$ 250,00. Provisão de férias com o terço: R$ 3.000 × 1,3333 ÷ 12 = R$ 333,33. FGTS sobre essas provisões: 8% × R$ 583,33 = R$ 46,67.

Encargos patronais: a base é o salário mais as provisões de 13º e férias (R$ 3.583,33), porque a contribuição previdenciária incide também sobre essas verbas — inclusive sobre o terço constitucional, conforme decidiu o STF no Tema 985. A alíquota somada é 20% + 2% + 5,8% = 27,8%, resultando em R$ 996,17.

Somando tudo mais os R$ 500 de benefícios, o custo mensal chega a R$ 5.366,17 — ou R$ 64.394,04 por ano. O multiplicador é de 1,79 vez o salário. A mesma pessoa em uma empresa do Simples custaria R$ 4.370,00 por mês, um multiplicador de 1,46.

Custos que a calculadora não cobra, mas o caixa sente

Alguns custos não são mensais e por isso ficam fora do cálculo recorrente, mas precisam entrar no planejamento de qualquer empregador.

O maior deles é a rescisão sem justa causa: multa de 40% sobre todo o saldo do FGTS depositado, aviso prévio indenizado de 30 dias mais 3 dias por ano trabalhado (limitado a 90 dias), férias proporcionais e 13º proporcional. Muitas empresas provisionam 4% do salário por mês só para cobrir a multa do FGTS.

Há ainda os custos de entrada e manutenção: exames admissional, periódico e demissional, uniformes e equipamentos de proteção, treinamento, equipamento de trabalho, licença de software por usuário, espaço físico e o tempo de gestão. Em cargos qualificados, esses itens somados costumam representar de 5% a 15% adicionais sobre o salário.

Por fim, o absenteísmo e o turnover: cada substituição custa, segundo estimativas de mercado, entre três e seis meses de salário quando se contabiliza recrutamento, curva de aprendizado e produtividade perdida.

Como reduzir o custo sem cortar salário

A primeira alavanca é o enquadramento tributário. Migrar do Lucro Presumido para o Simples Nacional, quando o faturamento e a atividade permitem, elimina 27,8% de encargos sobre a folha — o efeito é maior justamente em empresas intensivas em mão de obra, com folha alta em relação ao faturamento.

A segunda é o FAP. Empresas com bom histórico de acidentes e saúde ocupacional têm o RAT multiplicado por um fator que pode chegar a 0,5, cortando o encargo pela metade. Investir em segurança do trabalho e em CAT bem registrada tem retorno tributário direto.

A terceira é o desenho dos benefícios. Vale-transporte permite desconto de até 6% do salário-base do empregado; programas de alimentação inscritos no PAT e planos de saúde coletivos têm tratamento fiscal e negociação em escala melhores do que reembolsos avulsos. E, ao contrário do que muitos acham, benefícios concedidos nas condições legais não integram o salário para fins de encargos.

Perguntas frequentes

Fontes

• Lei nº 8.212/1991, art. 22 — contribuições patronais
• Lei nº 8.036/1990, art. 15 — FGTS de 8%
• LC nº 123/2006, art. 13 — CPP no Simples Nacional
• Guia Trabalhista — Contribuições a terceiros
• Tabela do INSS 2026 — Contabilizei

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